La politique de confidentialité Axialys

La Politique de confidentialité Axialys (la « Politique de confidentialité ») concerne, et, dans la mesure nécessaire, complète les Conditions Générales de Service Axialys qui figurent sur https://www.axialys.com/conditions-generales/.


1. Définition et nature des données personnelles

L’accès et l’utilisation des services Axialys (les « Services »), tels que commandés par un contrat signé avec Axialys SA dont le siège social est situé au 130-190, boulevard de Verdun – Energy Park bâtiment 4 – 92413 Courbevoie Cedex – France et enregistré au Registre du commerce et des sociétés de Nanterre sous le n° B 353 210 446, (« Nous », « Notre », « Nos » ou « Axialys ») peut nécessiter que Votre organisation (« Vous », « Votre », « Vos » ou l’« Abonné ») NOUS fournisse des données personnelles. Dans le cadre de cette Politique de confidentialité, le terme « données personnelles » renvoie à n’importe quelle donnée ou information permettant d’identifier un individu (directement ou non), comme son nom, son prénom, sa photographie, son adresse postale, son adresse email, son numéro de téléphone, les données liées à ses transactions avec VOUS, le détail de ses commandes et souscriptions chez VOUS, son adresse IP, l’enregistrement de ses appels, ainsi que toute autre information le concernant que vous seriez susceptible de Nous fournir. Cela recouvre également toutes les informations personnelles de VOS employés, agents ou représentants que vous pourriez NOUS fournir dans le cadre de l’utilisation de ces Services.

2. Objet de cette Politique de confidentialité

Cette Politique de confidentialité s’applique à toute personne qui peut accéder aux Services et les utiliser directement ou non, que VOUS passiez ou receviez un appel. En utilisant les Services, Vous, Vos employés, agents et représentants consentez, et êtes tenus de vous conformer, aux termes de la présente Politique de confidentialité. Nous pouvons ponctuellement modifier les termes de cette Politique de confidentialité et VOUS en aviserons par email ou via un message pop-up sur le Site. Si Vous n’acceptez pas la version révisée de la Politique de confidentialité, Vous devrez arrêter d’utiliser les Services car toute utilisation des Services après cet avis constituera votre acceptation de la nouvelle Politique de confidentialité. Tous les termes modifiés prendront automatiquement effet au plus tôt : a) le jour où VOUS utiliserez les Services ; ou b) dix (10) jours après que la nouvelle Politique de confidentialité ait été publiée sur le Site, à condition que Vous n’ayez pas informé Axialys de votre refus de la nouvelle version, ce qui entraînerait une résiliation des Services à effet immédiat, avec toutes les conséquences prévues dans les Conditions d’utilisation.

Dans le cas où Nous ajouterions un nouveau traitement des données personnelles sur la base du consentement, Nous veillerons à obtenir Votre accord avant de traiter de telles données (p. ex. via une case à cocher).

Vous êtes à tout moment tenu responsable du respect des lois et réglementations en vigueur, en particulier celles concernant les données personnelles, et de toute violation de celles-ci. Nous pourrions en effet traiter les données personnelles que Nous recueillons aux seules fins visées dans cette Politique de confidentialité, et ainsi agir en tant que Contrôleur des données uniquement à ces fins. Cependant, en dehors de ce champ restreint, Vous serez considéré comme étant le Contrôleur des données, et nous agirons exclusivement en tant que Processeur des données, par rapport au traitement de Vos informations dans le but de fournir les Services.

En cette qualité et dans le cadre de ces Services, Vous êtes seul responsable notamment pour :

  • effectuer toutes les déclarations nécessaires auprès de l’autorité de protection des données compétente ;
  • respecter ses obligations en tant que Contrôleur des données en conformité avec les lois et règlements en vigueur qui vous informent de ses pratiques de Traitement des données et, qui si besoin, demande votre consentement explicite au moment de collecter des données personnelles ;
  • veiller à ce qu’elle soit autorisée à utiliser toute donnée personnelle collectée en accord avec les fins définies tout en s’abstenant de toute utilisation frauduleuse.

3. Finalités

Le tableau ci-dessous précise les différentes finalités pour lesquelles des données personnelles peuvent être traitées, ainsi que leurs différentes catégories, la base juridique sur laquelle repose ce traitement, ses destinataires* et la période de conservation applicable.

FinalitéDonnées personnelles collectéesBase juridiqueDestinataires externesConservation
Création et gestion de compte
Gestion de Votre accès et de l’utilisation des services
– Prénom, nom
– Adresse email et numéro de téléphone
– Identifiant, nom d’utilisateur et mot de passe crypté
– Exécution d’un accord (pour Vous fournir le service demandé).
– Intérêt légitime (veiller à ce que nos sites Web/applications demeurent sécurisés en les protégeant des fraudes).
SendInBluespot
Salesforce
Google Suite (Drive, Gmail, Chat)
Zammad
Intranet Axialys
Plateforme Cloud Axialys
Zingtree
Zapier
Tout autre système CRM/GRC/service d’assistance avec lequel nous sommes susceptibles de collaborer
Durée d’utilisation des Services
Gestion des numéros et traitement des appels
Pour pouvoir effectuer des appels entrants et sortants
– Numéro(s) de téléphone
– Identifiant(s) d’appel/d’utilisateur
– Métadonnées d’appel (durée, numéro(s) de téléphone de Votre/Vos correspondant(s))
– Exécution d’un accord (pour Vous fournir le service demandé)– Opérateurs télécoms (Orange, SFR, etc.)
– Plateforme Cloud Axialys
– Data Centers d’Axialys (SFR, Equinix, OVH)
Durée d’utilisation des Services
Stockage des enregistrements
Pour pouvoir accéder à Vos enregistrements d’appels de façon sécurisée
– Enregistrement d’appels
– Métadonnées d’appels (durée, numéros d’origine et de destination)
– Exécution d’un accord (pour Vous fournir le service demandé, possibilité de désactiver cette fonction à tout moment).
– Intérêt légitime (veiller à ce que nos sites Web/applications demeurent sécurisés en les protégeant des fraudes).
– Data Center d’Axialys
– Plateforme Cloud Axialys
– Opérateurs télécoms
Durée d’utilisation des Services + jusqu’à UN an
Intégration avec les systèmes CRM, GRC et services d’assistance
Pour être capable de synchroniser les données relatives à Vos appels avec Vos systèmes CRM, GRC/services d’assistance
– Nom d’utilisateur
– Métadonnées d’appels (numéros d’origine et de destination, durée)
– Notes d’utilisateur
– Exécution d’un accord (pour Vous fournir le service demandé, uniquement pour l’intégration que Vous avez activée).
– Obligation juridique (Code des postes et des communications électroniques)
– Plateforme Cloud Axialys
– Salesforce
– Le système CRM, GRC et le service d’assistance que Vous synchronisez
Durée de l’utilisation des Services
Gestion des accords commerciaux et de la facturation– Prénom, nom
– Adresse email et numéro de téléphone
– Historique de facturation
– Exécution d’un accord (pour Vous fournir le service demandé)
– Intérêt légitime (pouvoir demander le règlement de factures impayées).
– Salesforce5 ans
Création d’une base de données clients/prospects
Abonnement à la newsletter et aux communications commerciales
– Consentement : pour Vous envoyer des communications marketing
– Motifs juridiques : pour garder Vos informations sur une liste de suppression si Vous Nous avez demandé de ne plus Vous envoyer de message de prospection directe.
– Exécution d’un accord (pour Vous fournir le service demandé).
– Intérêt légitime (veiller à ce que nos sites Web/applications demeurent sécurisés en les protégeant des fraudes).
– Salesforce
– SendInblue
3 ans à partir du dernier contact/échange avec les personnes concernées/de la fin de la relation
Pour générer des statistiques sur Votre expérience des Services et recueillir Votre avis sur le Service
Pour améliorer les Services
– Nom
– Conversation téléphonique
– Navigation
– Intérêt légitime (pour comprendre comment Vous utilisez les Services et les améliorer).Aucun destinataire externe6 mois
Stockage des données personnelles de Votre client/de Vos utilisateurs finaux
Au cours de et pour les besoins de Votre utilisation des Services, Vous pourriez être amené à conserver un registre des données personnelles de Votre client/de Vos utilisateurs finaux sur nos serveurs. Inversement, nous pourrions conserver ces registres dans le but de Vous fournir nos Services.
– Nom
– Adresse postale
– Adresse email
– Informations bancaires
– Toute autre donnée personnelle pertinente que Vous auriez besoin de stocker dans le but de fournir Vos services
Exécution d’un accord (pour Vous fournir le service demandé)– Salesforce
– SendInblue
– Tous autres systèmes CRM, GRC/services d’assistance avec lesquels nous pourrions collaborer
Durée de l’utilisation des Services

*Vous pouvez Nous contacter pour obtenir la liste de Nos sous-traitants.

Nous Vous informerons, sur demande, s’il est obligatoire ou facultatif de fournir certaines données personnelles. Le manquement au respect d’une telle demande obligatoire entraînera un refus ou une suspension de Votre accès aux Services, étant entendu toutefois que cela n’aura aucune incidence sur aucune de Vos obligations financières envers Axialys.

4. Destinataires des données personnelles collectées

Seuls notre personnel, les services en charge du contrôle (en particulier l’auditeur externe) et nos sous-traitants listés dans le tableau ci-dessus peuvent avoir accès aux données personnelles. Les données personnelles peuvent aussi être communiquées en réponse aux demandes légales formulées par des agences gouvernementales ou des autorités publiques, y compris des fonctionnaires ou des organismes de recouvrement, pour satisfaire à la sécurité nationale, l’application de la loi ou tout autre exigence juridique. Dans tous les cas, Axialys demeurera responsable en cas de transferts ultérieurs à des tiers.

Selon l’endroit où Vous êtes situé, nous pourrions être obligés d’appliquer les règles et exigences locales quand l’utilisation d’un numéro de téléphone local exige de conserver les données de l’utilisateur (en particulier, le prénom/nom et l’adresse) dans l’éventualité où nous recevrions une demande officielle de la part d’une autorité locale compétente.

5. Transfert/vente de bases de données personnelles

Sans Votre accord, Nous ne vendrons ni ne donnerons de données personnelles à des tierces parties. Nous ne transférerons des données personnelles à un autre endroit, que ce soit physique ou numérique, que si cela s’avère strictement nécessaire pour fournir les Services, ou si Vous en convenez expressément.

6. Conservation des données personnelles

6.1 Dispositions générales

Lorsqu’Axialys est le Contrôleur de données personnelles (par exemple liées aux visiteurs du Site ou aux personnes qui s’inscrivent pour utiliser nos Services), nous conservons les données personnelles collectées quand il existe un motif légitime permanent de le faire (par exemple pour leur fournir Nos Services, pour leur permettre de participer à un événement et pour respecter les exigences légales, fiscales ou comptables applicables).

Quand nous n’avons pas de motif légitime permanent pour traiter les données personnelles, soit nous les supprimons, soit nous les agrégeons, ou si ce n’est pas possible (par exemple parce que les données personnelles ont été stockées dans des archives de sauvegarde), alors nous les conservons de façon sécurisée en les isolant de tout traitement ultérieur jusqu’à ce que la suppression soit possible.

Si des données personnelles sont traitées au nom ou pour les besoins des Services souscrits par tout abonné, nous traiterons les données personnelles aussi longtemps qu’il nous sera demandé de le faire par l’abonné concerné qui est le Contrôleur desdites données personnelles.

Les données personnelles seront stockées pendant la durée de Votre utilisation des Services de même que pendant les différentes périodes de renouvellement, et pour les besoins listés ci-dessus.

Nous pouvons conserver des données personnelles pour respecter Nos obligations juridiques ou réglementaires. Quoi qu’il en soit, en cas d’interruption ou de suppression de telles obligations, les données personnelles seront supprimées de nos systèmes et dossiers, de même que ceux de nos sous-traitants, le cas échéant, ou autrement archivées, ou rendues anonymes.

6.2 Avis aux utilisateurs finaux

Nos Services sont destinés à l’usage des entreprises. Lorsque nos Services sont mis à votre disposition par l’un de nos Abonnés, cette entreprise agit en tant que Contrôleur de données de vos informations personnelles. Vos questions et demandes relatives à la confidentialité des données doivent dans un premier temps être soumises au dit Abonné en sa capacité de Contrôleur de données. Axialys n’est en rien responsable des pratiques de l’Abonné en matière de sécurité et de protection des données qui peuvent différer de cette Politique de confidentialité.

Les Abonnés Axialys sont en mesure :

  • de restreindre, suspendre ou résilier votre accès aux Services ;
  • d’accéder et de décrire les informations personnelles que vous leur avez fournies ;
  • d’accéder et d’exporter vos informations personnelles qu’ils ont traitées ; et
  • de modifier vos informations personnelles, y compris votre profil d’utilisateur final.

7. Transfert des données personnelles en dehors de l’Union européenne

Les données personnelles peuvent être transférées, consultées et stockées dans un pays situé en dehors de l’Espace économique européen (EEE). Les données personnelles peuvent aussi être traitées par des personnes en dehors de l’EEE travaillant pour Nous ou l’un de Nos prestataires de services, tels que Nos fournisseurs d’hébergement. Dans tous les cas, les données personnelles sont uniquement transférées de façon sécurisée et en accord avec les règlements en vigueur. Comme certains pays ne disposent pas de lois régissant l’utilisation et le transfert des données personnelles, nous prenons toutes les mesures nécessaires pour veiller à ce que les tierces parties respectent les conditions générales énoncées dans cette Politique de confidentialité. Ces mesures peuvent comprendre le contrôle des normes appliquées par ces tierces parties par rapport à la sécurité et à la protection des données personnelles, et/ou l’exécution d’accords appropriés pour gérer de tels transferts (p. ex. les clauses contractuelles types adoptées par la Commission de l’Union Européenne).

Axialys s’engage à coopérer avec les autorités de protection des données de l’UE (APDs) et de suivre les conseils donnés par celles-ci.

8. Sûreté/Sécurité

Nous nous engageons à prendre toutes les précautions nécessaires de même que toutes les mesures organisationnelles et techniques appropriées afin de maintenir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles, et surtout empêcher qu’elles ne soient modifiées, endommagées ou qu’un tiers non autorisé puisse y avoir accès. Les comptes de nos employés sont notamment protégés par des mots de passe sûrs, et toutes ces personnes sont liées par des exigences de confidentialité. Néanmoins, Vous reconnaissez qu’aucune transmission de données par internet ou technologie de stockage de données ne peut être garantie sécuritaire à 100 %.

9. Cookies

Les cookies sont des identifiants alphanumériques/traqueurs transférés sur l’appareil que Vous utilisez via Votre navigateur. Nous pouvons avoir recours à deux types de cookies : les cookies techniques et publicitaires.

Nous utilisons les cookies techniques pour assurer le bon fonctionnement de notre Service (tels que des cookies de session qui nous permettent de gérer les identifiants par exemple). Désactiver les cookies dans Votre navigateur web pourrait vous empêcher d’utiliser les Services Axialys. Alors que Notre site web public demandera explicitement l’accord des utilisateurs non authentifiés, tous Nos services avec authentification impliquent que vous acceptiez notre utilisation des cookies.

En plus, nous pouvons également avoir recours à des cookies publicitaires qui provoquent l’affichage de publicités ciblées correspondant à Votre activité antérieure/actuelle de navigation sur le Site. Les cookies publicitaires permettent d’employer la technique de reciblage qui est un modèle marketing visant à proposer des publicités personnalisées à l’utilisateur final. Tandis que vous naviguez sur le Site, des cookies publicitaires peuvent être installés dans Votre ordinateur de façon à savoir ce qui Vous intéresse. Nos partenaires publicitaires Nous permettent de Vous présenter des publicités de reciblage basées sur Vos précédentes interactions avec le Site. Les techniques de Nos partenaires ne collectent pas des informations personnelles telles que Votre nom, adresse email, adresse postale ou numéro de téléphone, mais seulement Votre adresse IP.

Les cookies utilisés par le Site sont les suivants :

Identification du cookieFonctionNature
Google Ad ServicePublicités de reciblagePublicité
Google AnalyticsUtilisation du SitePerformance
Google Tag ManagerUtilisation du SitePerformance
SendInBlueUtilisation du SitePerformance

Si vous cliquez sur le bouton « J’accepte » dans la bannière des cookies lors de Votre première visite du Site, Vous serez considéré comme ayant accepté l’utilisation des cookies par Axialys sur Vos appareils.

En plus, l’utilisation du Site peut entraîner l’installation de certains cookies émis par des tierces parties (des agences de communication, des sociétés de mesure d’audience, des réseaux sociaux, YouTube, etc.) qui ne sont pas contrôlés par Axialys. Ces cookies répondent aux politiques de confidentialité de telles tierces parties.

Les paramètres par défaut des navigateurs internet sont généralement configurés pour accepter les cookies, mais Vous pouvez facilement changer les paramètres de Votre navigateur. Pour plus d’informations à ce sujet, consultez : http://www.aboutcookies.org/..

À savoir que si Vous refusez l’installation ou l’utilisation d’un cookie, un « cookie de refus » sera installé sur Votre appareil pour tracer Votre refus. Vous devez veiller à ne pas supprimer ce cookie pour que Votre choix soit pris en compte.

Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion de cookies tel que TarteAuCitron ou TagCommander. Une liste de logiciels supplémentaires est également disponible sur le site français de l’autorité de protection des données.

10. Liens des tierces parties sur le Site

Notre Site et Nos Services peuvent inclure des liens vers ou à partir des sites de Nos partenaires, annonceurs et affiliés. Si Vous suivez un lien vers l’un de ces sites, veuillez noter que ces sociétés disposent de leurs propres politiques de confidentialité et qu’Axialys se dégage de toute responsabilité quant à l’utilisation des données personnelles par ces tiers. Avant de visiter ces sites, Nous Vous recommandons de vérifier leurs politiques de confidentialité.

11. Vos droits et choix

Lorsque Vous choisissez de fournir des données personnelles, Vous consentez expressément à leur collecte et à leur utilisation, en conformité avec les dispositions de cette Politique de confidentialité ainsi que les lois et règlements applicables.

Toute personne concernée doit avoir les droits suivants :

  • Pouvoir accéder et obtenir une copie des données personnelles que nous traitons ;
  • Pouvoir rectifier les données personnelles si inexactes ou périmées, et/ou les compléter le cas échéant ;
  • Pouvoir objecter au traitement des données personnelles qui est basé sur des intérêts légitimes ;
  • Pouvoir supprimer des données personnelles et avoir le droit à l’oubli ;
  • Pouvoir retirer son consentement, n’importe quand, à tout traitement de ses données personnelles basé sur le consentement (pour ceux qui ne souhaiteraient plus recevoir nos emails marketing en cliquant sur le lien « se désinscrire » présent dans tous les emails et communications envoyés) ;
  • Pouvoir déposer plainte devant une autorité de contrôle de protection des données (CNIL) ;
  • Droit à la portabilité : toute personne doit pouvoir déplacer, copier ou transmettre ses données personnelles ;
  • Pouvoir restreindre ou limiter le traitement des données personnelles ;
  • Pouvoir donner des directives sur la façon d’organiser l’utilisation de ses données personnelles après sa mort.

Pour exercer l’un des droits mentionnés ou si Vous avez des questions eu égard à cette Politique de confidentialité ou sur les mesures de sécurité que nous mettons en place, veuillez Nous contacter par email à l’adresse : [email protected]

En cas de litige, de réclamation, de question ou de désaccord lié(e) à cette Politique de confidentialité ou toute violation de celle-ci (le « litige »), et sans préjudice du droit du plaignant de saisir la CNIL, l’autorité française de protection des données (https://www.cnil.fr/), en conformité avec les dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE, le plaignant doit tout d’abord chercher une solution à l’amiable en contactant Axialys par écrit, avec spécification des motivations et des preuves à l’appui.